Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Специалистами «ГЛАВАРХИВПРОЕКТа» ЭЦ проводится как в рамках полной архивной обработки, так и для решения специфических задач заказчика.
— Экспертиза научной и практической ценности с полистным просмотром и отбором документов из дел . Определение сроков хранения документов внутри дела методом их детального изучения. Данный вид работ производится с документами длительных сроков хранения (свыше 10 лет) или имеющими особую важность в текущем делопроизводстве (приказы, планы, личные дела, договора и др.) систематизация документов по степени важности, тематической принадлежности к виду и сроку хранения.
— Экспертиза научной и практической ценности без полистного просмотра и отбора документов из дел . Определение сроков хранения методом видовой обще-типовой оценки функциональной важности документов в структуре документооборота. Данный вид работ производится с документами временных сроков хранения (до 10 лет) имеющих текущую учетно-исполнительную функцию (финансово-хозяйственные документы, текущая переписка и др.), систематизация документов по степени важности, тематической принадлежности к виду и сроку хранения
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
