Национальный архивный фонд Украины (НАФ) как совокупность документов, отображающих материальную и духовную культуру украинского народа, складывался на протяжении длительного времени и сейчас не является закрытым комплексом документации.
Он постоянно пополняется, состав его корректируется: с одной стороны некоторые документы перестают создаваться, с другой — появляются новые, которые еще не встречались в составе НАФ.
Процесс комплектования архивных учреждений документами НАФ всегда базировался на законодательной базе (Правилах работы архивных подразделений, Списках организаций — источников комплектования, Перечнях документов с указанием сроков хранения). Также в процессе работы архивные учреждения самостоятельно корректировали, расширяли и сужали круг учреждений — источников комплектования. В основном в списки организаций — источников комплектования сейчас входят органы государственной власти и местного самоуправления, государственные предприятия, учреждения культуры, образования, здравоохранения. Перед архивными учреждениями всегда стояла задача отбора, принятия на государственное хранение наиболее оптимального состава документов, исключая при этом их дублирование.
В 2005 году перед работниками Государственного архива Донецкой области встал вопрос целесообразности приема на государственное хранение статистической документации сводного и первичного характера. Был проведен анализ описей дел по фонду областного управления статистики, поступивших в государственный архив области, который показал, что ежегодно на государственное хранение отбирается большое количество дублетных или поглощенных статистических отчетов. Они поступают непосредственно от городских, районных, сельских учреждений и организаций, которые являются авторами этих отчетов, от их вышестоящих учреждений областного уровня, от районных и городских отделов статистики и в завершении — от областного управления статистики.
Приведенный порядок поступления на государственное хранение статистической отчетности, который далек от оптимального, объясняется тем, что существует противоречие между Перечнем типовых документов, которые образовываются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций, предприятий (Киев, 1998) и Перечнем документов Центрального статистического управления УССР и подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий (Москва, 1986). Перечень 1998 года предусматривает, что все годовые статистические отчеты передаются на государственное хранение от их авторов. В свою очередь Перечень 1986 года устанавливает порядок приема на государственное хранение сводных годовых статистических отчетов от областного управления статистики. Возникает вопрос: нужно ли государственным архивам принимать такой объем статистической документации, которая включает в себя первичные отчеты предприятий, отчеты местных и районных отделов статистики и отчеты, бюллетени и статистические сборники областного управления статистики, которые частично или полностью поглощают все первичные статистические отчеты, составленные юридическими лицами области и органами статистики низшего звена?
Чтобы дать ответ на этот вопрос, отделом формирования НАФ и делопроизводства совместно с отделом сохранности, учета и справочного аппарата Госархива Донецкой области была подготовлена Рабочая инструкция «О проведении целевой комплексной экспертизы ценности документов фондов статистики (областное управление, городские и районные отделы)».
Вся статистическая документация была разделена по сферам деятельности общества, а именно:
— статистика промышленности,
— статистика сельского хозяйства,
— статистика бюджетов;
— статистическая документация бюро новой техники;
— социальная статистика;
— статистика капитального строительства, транспорта, жилищно-коммунального хозяйства и бытового обслуживания населения;
— статистика финансов, цен и ценообразования;
— статистика культуры, здравоохранения и демографии;
— статистика торговли;
— статистика окружающей среды;
— статистика труда и заработной платы;
— статистика переписи населения;
— статистика внешнеэкономических связей, вычислительных и информационных услуг.
При проведении комплексной экспертизы ценности фондов статистики в Инструкции было рекомендовано определить индивидуальный подход к каждому блоку документации из приведенных выше, учитывая особенности видов отчетности, представленные в том или ином разделе. Это, прежде всего, наличие статистических сборников по тематике, сводных отчетов о показателях работы той или иной сферы жизнедеятельности общества, первичных отчетов органов статистики низшего уровня и предприятий, которые работают в данной сфере. При этом нужно обращать внимание на периодичность отчетов, их взаимосвязь между собой и поглощаемость информации первичных отчетов сводными отчетами аналогичных статистических форм и показателей.
В процессе анализа описей и выборочного анализа дел каждого блока документации выяснилось, что не все блоки документации подлежат экспертизе. Так, например не подлежат экспертизе документы общего делопроизводства, методического обеспечения органов статистики, документы раздела сводных работ, в которых отражена общая характеристика области и социально — экономические показатели по области. Также в полном объеме нужно оставить на государственном хранении документы статистики сельского хозяйства, учитывая тот факт, что документы колхозов и совхозов не в полном объеме принимались на государственное хранение, существуют «белые пятна» в общем комплексе документов по развитию агропромышленного комплекса Украины.
Что касается социальной статистики, статистики здравоохранения, культуры и демографии, статистики окружающей среды, внешнеэкономических связей, вычислительных и информационных услуг, то эти блоки статистической документации как самостоятельные разделы существуют недавно. На государственном хранении находятся преимущественно сводные и некоторые первичные отчеты по этим вопросам.
Свои особенности имеют документы по проведению переписей населения. На государственном хранении среди таких находятся статистические сборники, таблицы об итогах переписи населения, сведения областного статистического управления о численности населения по каждому населенному пункту области, тезисы докладов руководителей областного управления статистики о подготовке переписи населения и др.
В данном блоке статистической документации не может существовать вторичная документация. Каждый документ независимо от того, сведения о состоянии и количестве областного, городского или сельского населения в нем содержатся, имеет одинаковую историческую ценность, так как содержит данные, которые не могут быть поглощены сводными документами.
Среди тех блоков документации, которые подлежат экспертизе ценности, преобладает статистика промышленности, которая занимает 1/4 всей документации в описях фонда областного управления статистики. Статистика промышленности представлена сводными годовыми и квартальными итогами облстатуправления по разным показателям деятельности промышленных предприятий, сводными таблицами, бюллетенями и сборниками о деятельности промышленных предприятий области в разрезе министерств, о технико-экономических показателях деятельности предприятий, годовыми отчетами предприятий разного профиля деятельности. В среднем в каждом годовом разделе описи присутствует 400 дел первичной статистической отчетности предприятий разных отраслей экономики. Эти документы не подлежат дальнейшему хранению. Однако нужно помнить, что для образца необходимо отобрать и оставить на государственном хранении несколько таких отчетов, пользуясь при этом общепринятыми критериями проведения экспертизы ценности.
Не менее проблемным блоком документации в описях является статистика бюджетов. Она представлена сводными статистическими отчетами о снабжении и распределении пищевых продуктов рабочих семей разных отраслей промышленности, сводными итогами разработки бюджетов работников разных областей народного хозяйства, годовыми семейными бюджетами работников областей промышленности. В каждом годовом разделе описи — свыше 100 дел, содержащих годовые бюджеты рабочих и служащих. В процессе проведения экспертизы нужно определиться, какие из этих дел должны быть оставлены на государственном хранении, а какие не имеют достаточной исторической и практической ценности.
Что касается других блоков документации (статистика научно-технического прогресса, статистика капитального строительства, транспорта, связи, финансов, цен, торговли, труда и заработной платы), то в них присутствует сводная статистическая документация наряду с первоначальными годовыми отчетами предприятий. Для этой документации процесс проведения экспертизы аналогичен указанному для раздела статистики промышленности.
Весь процесс проведения комплексной экспертизы ценности этого фонда должен быть отображен в Обзоре по результатам проведения комплексной целевой экспертизы ценности фонда областного управления статистики. Фонды городских и районных отделов статистики не будут рассматриваться в процессе экспертизы, так как они содержат небольшое количество документов и отображают показатели конкретного населенного пункта с его особенностями развития.
На основании Обзора появится возможность разработать Методические рекомендации по отбору статистической отчетности на государственное хранение и корректировать номенклатуры дел органов статистики разных уровней с целью предотвращения приема на государственное хранение дублетной информации. Также появится возможность найти ответ на вопрос: должные ли городские и районные отделы статистики находиться в списке организаций — источников комплектования Госархива Донецкой области документами НАФ?
Вопросы, которые были освещены в статье, не исключают ряд противоречий. По поводу экспертизы ценности статистической документации может быть множество мнений. Но разное время диктует разные методические основы отбора документации на государственное хранение. В советские времена слишком много принимали документов, содержащих идеологические моменты, документы по соцсоревнованиям.
В ХХI столетии приоритетным должны быть не принципы значимости и уровня учреждения в общественной жизни, а принцип функционального, целевого назначения учреждения независимо от формы его собственности.
